Communicatie in het Familiebedrijf

Wanneer in een familiale onderneming ertoe wordt beslist om een generatiewissel door te voeren, is het ook hier van belang om deze verandering te laten ondersteunen met een communicatieplan. Exact hetzelfde dan wanneer het om een niet-familiale onderneming zou gaan.

De vraag is hoe we dit best kunnen aanpakken. Hierna een korte uiteenzetting van een technische aanpak met tips om zo'n  traject tot een gewenst einde te brengen. 

De 4 fasen in een communicatie traject

Een communicatie traject kent opeenvolgende vier stappen, de initiatie, het ontwerp, de uitrol en de post implementatie.

Fase 1: De initiatie

Dit is uiteindelijk de belangrijkste fase waarbij het objectief eruit bestaat om de zgn. buy-in van het veranderingsproject/traject te versterken bij elke rol die deel uitmaakt van het management van het familiebedrijf. Ongeacht of deze rollen worden ingevuld door familianten of niet-familianten, dit maakt niet uit. De belangrijkste boodschappen rond verandering moeten komen van het leiderschap in een onderneming. Indien zij hierin niet coherent en consistent zijn naar de organisatie toe, zal men niet op een succesvolle manier erin slagen om steun te vinden voor de beoogde verandering.

De communicatie types die hiervoor kunnen gebruikt worden zijn:

• Een project kick-off: formele vergadering over de lancering van een veranderingsproject/traject, creëren van bewustwording, en het vinden van een draagvlak voor de veranderningsdoelstellingen
• Status meetings en rapportering over de voortgang van het project/traject: bijeenkomsten om stakeholders/betrokkenen op de hoogte te houden en hun egagement te laten bestendigen
• Informele gesprekken en power speeches: één-op-één of vergaderingen in kleine groepen om antwoorden te kunnen verstrekken op vragen, verhogen van het begrip en bekomen van steun
• Meetings en rapporten rond risico's, problemen en uitzonderlijke voorvallen: verzekeren dat op problemen wordt geanticipeerd, deze worden benoemd en opgelost
• Updates per email: algemene updates van niet kritische topics en beslissingen

Fase 2: Het ontwerp

De doelstelling van deze fase is het creëren van richting voor stakeholders/betrokkenen zodat ook zij deze verder kunnen uitdragen, en focus behouden op de doelstellingen.

De communicatie types die hiervoor bruikbaar zijn:

• Eén-op-één: een uitgelezen moment om input te krijgen van individuele stakeholders/betrokkenen
• Focus groepen: input van meerdere stakeholders/betrokkenen
• Project plan: een communicatie rond activiteiten en taken binnen het veranderingsproject/traject waarbij de tijdslijnen worden gecommuniceerd, om alzo de verantwoordelijkheidszin aan te scherpen vanuit eenieders rol in het veranderingsproject/traject

Fase 3: De uitrol

Het is van belang dat stakeholders/betrokkenen feitenmateriaal krijgen aangeleverd vooraleer zij zelf hun eigen materiaal beginnen aan te maken. Miskennen of negeren van stakeholders/betrokkenen leidt zeer zeker tot een verhoogde kans op sabotage van verandering. De doelstelling van deze fase is om stakeholders/betrokkenen voor te bereiden op de nieuwe processen: wat gaat er gebeuren, wanneer en hoe.

Voor deze fase, overweeg volgende communicatie types:

• Demo's: tonen hoe het nieuwe proces er zal uitzien om alzo de vress van het onbekende te verwijderen
• Road shows: een soort groepsbijeenkomst met één grote of verschillende sessies waarin het veranderingsproject/traject uit de doeken wordt gedaan, een bewustwordingsmoment
• Posters: visueel element om de aandacht te vestigen op wat komen gaat en een voorproefje van hoe het nieuwe er kan/zal gaan uitzien

Fase 4: Post implementatie

De keuze van de juiste communicatiekanalen is hier aan de orde, omdat er steeds een dialoog moet ontstaan om tekortkomingen en problemen te kunnen aankaarten met het doel deze preventief op te lossen.

Communicatie types kunnen zijn:

• FAQ (Frequently Asked Questions): een begrijpend document, of dito webpagina ter beschikking stellen waar antwoorden gegeven worden op eerder circulerende vragen. Het kunnen tonen van de anticipatie op topics waarvoor proactief een oplossing is of werd geformuleerd
• Project review: om te tonen dat de geleverde input van de stakeholders werd gewaardeerd
• Lessons Learned (LL): het organiseren van een LL toont aan dat de organisatie ook na het veranderingsproject/traject open staat voor aanpassingen en verbeteringen

Voor al deze 4 fasen ...

... is het belangrijk dat stakeholders/betrokkenen die het veranderingsproject/traject van in den beginne sponsoren ook rekenschap geven van zgn. "stakeholder transparantie". Het feit dat ook zij ervoor zorgdragen dat elk individu binnen de organisatie de verandering volledig of partieel kan aanvaarden, en dat zij ook de boodschap blijven verkondigen doorheen het project/traject. Hoe meer open zij hun communicatiestijl kunnen maken hoe sneller de verandering zal worden omarmd, en hun geloofwaardigheid verhogen.

Key Take Away:

Een slechte communicatie is een gemiste kans om te evolueren omdat weerstand kan gevoed worden bij stakeholders/betrokkenen. Dit bemoeilijkt het veranderingsproject/traject en leidt tot een verlenging van de project termijn alsook van de post implementatie termijn. Het maakt de kans op succes moeilijker controleerbaar.

Voor meer uitleg en vragen, neem contact.

Fipacon Bvba